Implementando Soluciones Exitosas
Gran cantidad de Entidades atendiendo multitud de trámites en un mismo sitio y al alcance de todos los Ciudadanos utilizan Tecnología de punta.
Estas son algunas características que hacen especial la solución implementada:
Movilidad:
Se desarrolló una solución web para ofrecer a las personas la posibilidad de reservar su cita en la fecha y hora deseada para realizar su trámite y además, que permitiera mover o cancelar este agendamiento según sus necesidades. Igualmente, se dispuso de un sistema de Confirmación y Recordación automático para mejorar su cumplimiento oportuno.
Autoservicio y Turno Preferencial:
Equipos tipo atril se instalaron a la entrada de la edificación provistos de menús sencillos para guiar a los usuarios hacia la Entidad y Servicio requerido, logrando así la obtención automática de un turno digital e impreso. Además, un puesto de Atención Personalizado asiste a las personas que requieren apoyo para resolver sus necesidades de trámites.
Con el propósito de agilizar la atención de personas que requieren Turno Preferencial, se dispuso de un sistema de priorización electrónico en cada uno de los puestos de trabajo y filas, garantizando así su rápida atención al utilizar la infraestructura.
Autogestión:
Varios puestos de trabajo se instalaron para que los ciudadanos realizaran sus trámites directamente en cada una de las Entidades y que aportaran sus opiniones, guiados por personal especializado.
Despliegue de contenidos:
Grandes Televisores industriales fueron instalados para desplegar contenidos con información relevante, oportuna y organizados según agendas predefinidas, que ayudan a los Ciudadnos a agilizar sus trámites .
Opiniones de Usuarios:
Cada uno de los puestos de trabajo cuenta con un dispositivo electrónico provisto de sencillos emoticones 🙂 para persuadir a los usuarios a registrar su valiosa opinión del servicio prestado y que permita mejorar continuamente la Experiencia del Ciudadano.
Monitoreo en Tiempo Real:
Una pantalla de control se implementó para observar en todo momento los aspectos mas importantes de la actividad general como son puestos de trabajo abiertos, cantidad de usuarios, filas, tiempos de espera, etc. y así tomar las decisiones necesarias oportunamente.
Reportes:
Un amplio y muy completo sistema de Inteligencia de Negocios facilita a Directivos y Administradores de cada una de las Entidades conocer aspectos estadísticos importantes de la gestión diaria, como son:
-Rendimientos de Puestos de Atención y Equipo de trabajo
-SLA (acuerdos de niveles de servicio) Reales
-Seguimiento a cada uno de los Turnos, Citas y Visitas
-Trámites atendidos
-Tiempos empleados en cada uno de los Procesos
-Opiniones recogidas comparadas
-Gráficos de rápido entendimiento